El correo electrónico es una herramienta que todos estamos acostumbrados a utilizar diariamente para comunicarnos con los demás. Sin embargo, parece que no utilizamos ni las funciones más básicas que llevan tiempo con nosotros. Con el objetivo de solventar este aspecto, vamos a contarte 10 funciones básicas de Gmail.
1. Vista conversación
Si no quieres ver únicamente el último mensaje recibido de una larga cadena, con Gmail se pueden ver todos los correos recibidos y enviados que se han tenido en un hilo de conversación. De este modo se obtiene un mayor contexto y es más fácil volver a correos anteriores para poder buscar información.
Si quieres esta vista, entra en Configuración → General y baja hasta Vista de conversación. Ahí puedes habilitar o deshabilitar la opción.
2. Deshacer envío
¿Has enviado un correo y al momento te arrepientes? Si eres rápid@ puedes solucionarlo.
Según envías tu mail aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla la opción Deshacer durante unos segundos. En caso de clicar, el correo no se habrá enviado y podrás editarlo o desecharlo.
3. Marcadores de importancia
Puedes añadir un marcador de importancia para señalar qué correos son importantes y cuáles no. Lo bueno es que el mismo Gmail marcará como importantes los que aprenda que lo son.
Para mostrar esta opción que se activará con un simple clic, basta con entrar en Configuración → Recibidos e ir a Marcadores de importancia.
4. Etiquetas
Las etiquetas pueden marcar en la vista previa de los correos códigos de color y distintas funciones realizadas que facilitarán la gestión de los correos cuando se tenga gran cantidad de ellos o si el trabajo lo exige. Otra opción para gestionar los correos es el filtrado, en esta entrada te explicamos con detalle cómo aplicar los filtros a nuestros correos.
Entra en Gmail y desplázate hacia abajo por el lateral izquierdo y haz clic en Más. Haz clic en nueva etiqueta y podrás marcar las opciones que desees.
Si lo realizas desde el móvil bastará con entrar en Configuración, junto a General aparece la opción Etiquetas.
5. Categorías
Los correos también se pueden organizar de forma automática en distintas Categorías para no tener todos en el mismo listado. Al activar esta opción Gmail distribuirá entre las distintas categorías según la procedencia o el texto.
Las categorías que se pueden añadir son Social, Notificaciones, Foros y Promociones. Para acceder a esta opción hay que entrar en: Configuración y en tipo de bandeja de entrada te aparecerá la sección Categorías.
6. Snooze
Puedes posponer correos y quitarlos temporalmente de tu bandeja de entrada hasta que los necesites.
Al entrar en un correo, en la parte superior de iconos se puede ver uno con forma de reloj: Snooze.
La función de Snooze es muy útil para evitar agobios u organizarse, permite ocultar un correo electrónico hasta la hora que se desee. De este modo desaparecerá de la bandeja de entrada y reaparecerá cuando queramos.
7. Programar envío
Si quieres posponer el envío de un correo para otro momento, es posible. Para hacerlo tienes que pulsar la flecha que hay junto al botón de enviar. Ahí podrás marcar el momento en el que quieres que salga hacia el destinatario.
Podrás tener hasta 100 correos programados.
8. Confidencialidad
Si envías un correo con una información de tipo confidencial o que creas que debe tener unas medidas de privacidad especiales. Tienes varias opciones disponibles dentro de Gmail.
Puedes marcar la opción de establecer el modo confidencialidad.
Para ello tendrás que hacer clic en redactar. En la parte inferior derecha haz clic en activar el modo confidencial . Luego sólo te quedará configurar una fecha de vencimiento y contraseña.
Si eliges «Sin contraseña por SMS», los destinatarios que usen la aplicación Gmail podrán abrir el mensaje directamente. A los destinatarios que no usen Gmail se les enviará una contraseña por correo electrónico.
Si eliges «Contraseña por SMS», los destinatarios recibirán una contraseña en un mensaje de texto. Asegúrate de introducir el número de teléfono del destinatario, no el tuyo.
9. Varias bandejas de entrada
Además de las opciones de Categorías, puedes añadir hasta cinco paneles de bandejas de entrada que irían en la principal. En tu mano está decidir qué correo va en cada una de ellas.
En Configuración Avanzada puedes habilitar la opción y después en Configuración aparecerá Múltiples bandejas de entrada donde podrás ver y configurar cada una de ellas.
10. Plantillas de correo y respuestas predefinidas
¿Te has cansado de responder siempre a las mismas preguntas por correo electrónico? Redacta la respuesta una vez y guarda el correo electrónico como plantilla. Después, podrás abrir la plantilla y enviarla de nuevo con solo unos clics.
Para habilitar esta opción, entra en Configuración avanzada y haz clic en Respuestas predefinidas (plantillas).
Nota: Las plantillas de correo solo están disponibles en Gmail en la Web. No están disponibles en las aplicaciones móviles de Gmail.
Y tú, ¿Conocías estas funciones de tu correo electrónico? Si quieres leer otros posts interesantes sobre el correo electrónico pásate por aquí.
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